Formaliserad kontinuitetshantering för ökad resiliens

Bakgrund

Kontinuitetshanteringen behövde stärkas ytterligare hos det internationella företaget. Precis som många andra i branschen hade företaget genomgått ett antal kriser genom åren – från mindre lokala kriser med kortvariga störningar till långvariga globala händelser såsom COVID-19-pandemin. Dessa erfarenheter tydliggjorde både styrkor och brister i förmåga och planering att upprätthålla affärskritisk verksamhet under störningar och avbrott.

Företagsledningen hade god kontroll på regulatoriska krav som rörde kontinuitetshantering. Däremot var det mindre tydligt vilka förväntningar och krav som ställdes från kunder och samarbetspartners – vilket ledde till varierande kontinuitetsvillkor i olika affärsavtal. Vidare hade två interna sårbarheter särskilt framträdande påverkan – dels ett starkt beroende av nyckelpersoner, dels ett beroende av fysiska kontorsmiljöer. Båda dessa faktorer hade konkret påverkat såväl medarbetare som kritisk affärsverksamhet under tidigare störningar.

För att ta tillvara på dessa lärdomar tog företagsledningen initiativ till att formalisera och därmed stärka sin kontinuitetshantering, vilket utgör också en viktig komponent för att bygga resiliens.

Lösning

Vi utvecklade i nära samverkan med ledningen ett skräddarsytt ramverk synkroniserat med både risk- och krishantering, samt i enlighet med internationella standarder och best practice inom företagets bransch. I vårt arbete använde vi oss av en beprövad systematisk metod i flera steg som omfattade bland annat:

Workshops och djupintervjuer

Riskbedömning och business impact analysis (BIA) för att identifiera bl.a. affärskritiska processer, resurser och beroenden

Framtagande av policy och skapande av kontinuitetsplaner

Utbildning för implementering av ramverket och säkerställande av kunskap och förståelse för kontinuitetsplaneringen

Resultat

Med ett formaliserat och ett implementerat ramverk – bestående av policy och kontinuitetsplaner – stärkte företaget sin förmåga att förebygga, hantera och återhämta sig från störningar som påverkar affärskritisk verksamhet. Följande fördelar uppnåddes:

Tydliggjorda roller, ansvar och delegering av mandat

Integrering av kontinuitetshantering med befintligt risk- och krishanteringsarbete för ökad styrning och resursoptimering

Formaliserade kontinuitetskrav i avtal för att säkerställa kontinuitet i externa beroenden, inklusive kritiska tredjepartsrelationer

Förbättrad förmåga att uppfylla kundkrav och avtalsförpliktelser

Kontinuitetshantering är en viktig del för organisatorisk resiliens – inte bara för produktskapande företag och aktörer inom samhällsviktig verksamhet, utan även för tjänsteföretag för att möta krav och förväntningar från kunder och partners, upprätthålla affärskritisk verksamhet under störningar och avbrott, samt kunna gå stärkta ut ur kriser.

Relevanta tjänster: kontinuitetshantering, risk & resiliens samt krisberedskap & civilt försvar.